Inleiding

 

In dit dossier is vastgelegd hoe de Stichting Historische Motor Documentatie omgaat met de aan haar toevertrouwde (persoons)gegevens, met welke instanties de gegevens worden gedeeld en waarom, en hoe hiervoor de toestemming van de betrokkenen is geregeld.

 

Ook is de privacyverklaring van de stichting in dit dossier opgenomen, en staat beschreven hoe de privacyverklaring onder de aandacht wordt gebracht van allen die met de stichting van doen hebben.

 

De Stichting Historische Motor Documentatie hanteert het (de) volgende systeem (systemen) voor de vastlegging van persoonsgegevens:

 

A.                Spreadsheet abonnementenadministratie Het MotorRijwiel, persoonsgegevens

-                                    Abonneenummer

-                                    Voorletters

-                                    Voorvoegsel

-                                    Naam

-                                    Adres

-                                    Postcode

-                                    Woonplaats

-                                    Land

-                                    Laatste nummer

-                                    Abonnementsbedrag

-                                    Bijzonderheden (opzegging, adverteerder, andere betaalwijze dan acceptgiro)

 

B.                 Spreadsheet abonnementenadministratie Het MotorRijwiel, locatie

De spreadsheet abonnementenadministratie Het MotorRijwiel wordt lokaal beheerd op een PC bij de penningmeester, E.J. van Dissel-Kil.

 

De penningmeester maakt na elke mutatie een back-up van de systemen. De back-up staat op een losse schijf die wordt bewaard in een afsluitbare lade.

 

C.          Spreadsheet abonnementenadministratie Het MotorRijwiel, beheer

Nieuw abonnees melden zich aan

-                      Via de mail (motorhmr@xs4all.nl)

-                      Via een aanmeldingsbon (Het MotorRijwiel, Postbus 61141, 2504 AC Den Haag)

-                      Telefonisch (070-3650 860)

De penningmeester verwerkt de nieuwe aanmeldingen, bij voorkeur dagelijks, maar minimaal wekelijks in de spreadsheet.

 

Afmeldingen worden eveneens bij voorkeur dagelijks, maar minimaal wekelijks, verwerkt door de penningmeester.

 

Opzeggingen worden nog 2 jaar in het systeem bewaard. Daarna wordt de betrokkene uit het systeem verwijderd.

 

D.           Spreadsheet abonnementenadministratie Het MotorRijwiel, verwerkingen

 

-                      Incassomachtigingen. Abonnees die een incassomachtiging hebben afgegeven worden per opgegeven betaalperiode automatisch geïncasseerd. Daartoe worden hun naam, voorletters en banknummer ingebracht in het systeem van de bank.
Voordat er geïncasseerd wordt, wordt bekeken of er geen opzeggingen zijn geweest. Indien de abonnee zich heeft afgemeld, wordt dit per direct verwerkt in het incassosysteem van de bank.

-                      Acceptgiro’s. Het afdrukken van acceptgiro’s gebeurt door de penningmeester.

-                      Adressering: De adressering van Het MotorRijwiel besteden wij uit aan Senefelder Misset B.V. Dit is een gerenommeerde dienstverlener waarmee een verwerkersovereenkomst is aangegaan, waarin is vastgelegd dat de bestanden uitsluitend worden gebruikt voor het doel waarvoor wij ze aanleveren, te weten de verzending van het door de Stichting uitgegeven blad Het MotorRijwiel. Geleverd worden de volgende gegevens: voorletters, tussenvoegsels, naam, straat, huisnummer, huisnummertoevoeging, postcode, plaats, abonneenummer, laatste nummer.

 

Privacyverklaring

 

De Stichting Historische Motor Documentatie legt gegevens vast zoals naam, adres, woonplaats en overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de abonnementenadministratie of de verwerking van eenmalige bestellingen. Wij verstrekken uw gegevens uitsluitend aan partijen die diensten voor onze stichting uitvoeren, zoals drukkers voor het adresseren van het tijdschrift Het MotorRijwiel en banken voor de verwerking van incassomachtigingen, en alleen die gegevens die voor de betreffende verwerking noodzakelijk zijn. Alle aan ons toevertrouwde informatie wordt door ons en onze leveranciers vertrouwelijk behandeld.

 

Uw gegevens worden alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

 

U kunt zich, met in achtneming van de opzeggingstermijn (1 maand voor automatische verlenging), te allen tijde afmelden als abonnee. Stuur uw opzegging naar Abonnementen administratie Het MotorRijwiel, Postbus 61141, 2506 AC Den Haag, e-mail: motorhmr@xs4all.nl, telefoon 070-3650 860.

 

Ook adreswijzigingen en andere wijzigingen kunt u op deze wijze doorgeven.

 

De Stichting zorgt voor een goede en passende beveiliging (zowel technisch als fysiek) van de aan haar toevertrouwde persoonsbestanden.

 

 

Bestuurbesluiten rondom de AVG

 

Met Senefelder Misset B.V. is een verwerkersovereenkomst aangegaan.

 

 

Beleid rond continuïteit

 

De spreadsheet abonnementenadministratie wordt lokaal beheerd op een PC bij de penningmeester.

 

De penningmeester maakt bij voorkeur dagelijks, maar minimaal wekelijks, een back-up van de systemen. De back-up staat op een losse schijf die wordt bewaard in een afsluitbare lade.

 

 

Toezichthouder

 

De penningmeester wordt door het bestuur aangesteld als Functionaris Gegevensbescherming.

 

 

Website

 

Nieuwe abonnees melden zich aan bij de penningmeester. Ook de antwoordformulieren die worden ingevuld op de website komen binnen bij de penningmeester. De aanmeldformulieren worden versleuteld verstuurd.